Definição de Arquivo

Arquivo é o nome que da-mos a um conjunto de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material produzidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou até mesmo por um organismo ou privado, no exercício da sua actividade e são conservados a título de prova ou informação.

Tipos de Arquivo

Existem três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.

Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.

Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.

Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.

Organização de Arquivo Corrente

As actividades são distribuídas em cinco sectores:

•   Protocolo : Recebimento e Classificação- Receber, Separar e Distribuir as correspondências oficiais das particulares; Registo e Movimentação: Preparar ficha de Protocolo, anotando data, numero de entrada, numero de protocolo, código, resumo do assunto..
• Expedição: Como rotina receber a correspondência enviada do protocolo. 
• Arquivar: Disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
• Empréstimo e Consulta: Actividade nobre do Arquivo. Todo o trabalho arquivístico do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando a recuperação rápida e completa da informação.
• Destino: Há sempre documentos usados com frequência, outros com menos frequência. Há depois aqueles que quase não são usados e depois outros que, após concluírem o assunto, não são usados.Devido a essas diferenças, todas as actividades devem ser cuidadosamente estudadas, planeadas e implantadas.

Tipos de Arquivamento

• Horizontal: documentos ou fichas colocados uns sobre outros e arquivados em caixa, estantes ou até mesmo em escaninhos. Este tipo de arquivamento é mais utilizado em plantas, mapas e desenhos.

• Vertical: documentos ou fichas dispostos uns atrás de outros permitindo assim uma rápida consulta, sem necessidade de manipular ou até mesmo remover outros documentos ou fichas.

• Arquivo Rotativo: O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar.

Os sistemas rotativos automáticos têm como principais desvantagens, o facto de exigir pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espaço, serem caros e com custos de elevados de manutenção.

• Arquivo Suspenso - não se encontram apoiadas no fundo do classificador, mas suspensas por varetas que correm sobre trilhos metálicos e dentro de bolsas em cartolina ou fibra.

Então, o arranjo da documentação, considerando a posição da mesma em arquivo, pode ser feita de acordo com um dos seguintes sistemas:



Características dos Arquivos

• Quanto à extensão da actuação:

Arquivo sectorial ou Compartilhado

É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização.

É descentralizado: encontra-se próximo à estação de trabalho com moderado índice de utilização.

Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas.

Arquivo Central

- Local onde são armazenados os documentos procedentes dos arquivos operacionais e sectoriais/Compartilhados, sendo esta, a ultima etapa do ciclo do arquivo;

- Acondicionamento: caixas;

- Evita duplicidade de documentos;

- Mantém a padronização;

- Reúne assuntos correlatos.

·        Quanto às actividades:

Sectorial

- Receber, registar, e controlar a tramitação e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos para a guarda dos documentos;

- Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos;

- Seleccionar os documentos para transferi-los ao arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.

Central

- Administrar e actualizar Tabela Temporal Documental (TTD);

- Manter a padronização estabelecida;

- Receber a documentação proveniente dos arquivos recebidos operacionais e sectoriais;

- Preservar a memória da empresa;

- Preparar os documentos para: microfilmagem e digitalização;

- Atender a pesquisas;

- Realizar empréstimos;

- Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos;

- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Sectoriais;

- Providenciar requisitórios técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere à sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insectos…;

- Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuídos nos arquivos das unidades;

- Divulgar as actividades de arquivo.

Princípios do Arquivo

1. Respeito aos fundos ou proveniências : Observa a origem da documentação.
2. Territorialidade: Observa a localização geográfica da documentação.
3. Teoria das 3 Idades: Consiste no ciclo de vida documental.

• Primeira Idade/Corrente:   Documentos de consulta frequente.
• Segunda Idade/Intermédia: Documentos não consultados com frequência mas que podem ser utilizados; carácter de permanência transitória.
• Terceira Idade/Permanente: Conservados em razão de valor histórico; têm carácter definitivo.

Indexação de Arquivos

A indexação é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento com o auxilio de representações dos conceitos contidos nesses documentos, isto é, em transcrever para linguagem documental os conceitos depois de terem sido extraídos dos documentos por meio de uma análise dos mesmos.

 A indexação processa-se por duas fases:

1. Reconhecimento dos conceitos que contêm informação:

·        Apreensão do conteúdo total do documento;

·        Identificação dos conceitos que representam esse conteúdo;

·        Selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.

2. Representação dos conceitos em linguagem documental com o auxílio dos instrumentos de indexação:

·        Servem ao indexador para indexar o documento;

·        Servem ao utilizador para recuperar a informação;